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1 Feb 2018

Il farmacista 2.0: la gestione del magazzino di una farmacia

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Il mercato farmaceutico è profondamente cambiato negli ultimi anni. L’amministrazione della propria attività da parte del farmacista non può più essere quella di una volta: la farmacia è diventata una vera e propria azienda e come tale va gestita. La gestione del magazzino di una farmacia è un’attività complessa e articolata in quanto tocca diversi aspetti come l’approvvigionamento e il mantenimento delle scorte, ma anche gli acquisti, il marketing e il rapporto con il cliente. Tutto dev’essere strutturato e monitorato in ottica di razionalizzazione dei costi e ottimizzazione delle risorse a disposizione.

Farmacia e gestione del magazzino: divisione dei ruoli

Farmacie con volumi importanti di lavoro necessitano di una struttura integrata per essere funzionali ed efficienti. Questo significa in primo luogo una corretta divisione dei ruoli, a partire dalla distinzione tra chi si occupa degli acquisti e dei rapporti con i fornitori e chi invece dell’approvvigionamento del magazzino della farmacia.

La funzione acquisti dovrebbe essere ricoperta da chi conosce bene le disponibilità economiche dell’attività, mentre l’approvvigionamento è una funzione che solo una persona in grado di monitorare costantemente la movimentazione delle scorte può seguire.

Gestione del magazzino di una farmacia: le fasi

L’approvvigionamento del magazzino di una farmacia può essere effettuato con diversi sistemi a seconda della tipologia di farmaco, ma dovrebbe prima di tutto basarsi su un’attenta pianificazione della domanda, delle scorte e degli acquisti. È necessario poi un costante monitoraggio dei vari aspetti che riguardano la gestione del magazzino, dalla capacità dell’azienda di rendere disponibili i prodotti ai propri clienti al momento giusto, alla verifica delle scorte – fondamentale per l’eliminazione degli sprechi – fino al controllo dei costi logistici.

Per quanto riguarda la gestione delle scorte, esistono tre principali metodi di approvvigionamento.

  • L’approvvigionamento su ordine del cliente: uno specifico prodotto viene ordinato di volta in volta sulla base delle richieste del cliente. È un metodo utile per quei prodotti che non rientrano nell’assortimento della propria farmacia, ma può esserci il rischio di non riuscire a fornire il prodotto al cliente nei tempi stabili.
  • Riapprovvigionamento a scorta: non tiene conto delle richieste ma prevede il ripristino automatico delle scorte di alcuni articoli. È un metodo non adatto a prodotti con movimentazione lenta in quanto implica appunto la formazione di scorte. È inoltre necessario tenere monitorate le performance di questi prodotti al fine di modificarne tempestivamente i parametri di riordino se necessario.
  • Approvvigionamento su previsione: in questo caso, viene effettuata una previsione della domanda di determinati prodotti per procedere all’approvvigionamento in anticipo rispetto alle richieste della clientela. Per sua natura, è un metodo adatto ai prodotti stagionali, ma che dipende unicamente dall’affidabilità di tale previsione. D’altro canto, permette alla farmacia di negoziare le condizioni commerciali coi fornitori e, quando la domanda si mantiene costante, di ridurre l’accumulo di stock.

Strumenti digitali per la gestione del magazzino

Oggi anche la tecnologia viene in aiuto ai farmacisti che hanno bisogno di ottimizzare la gestione della propria attività. Sempre più farmacie si stanno dotando di software gestionali e robot farmaceutici che permettono di rendere la gestione del magazzino sempre più efficiente, a favore anche di un servizio alla clientela più veloce e puntuale.

I software gestionali permettono di tenere monitorati una serie di parametri fondamentali come costi e consumi, controllo delle scorte, scadenze dei medicinali e rendicontazione delle spese. Inoltre, consentono di ridurre al minimo le tempistiche tra ordine al fornitore e consegna al cliente, facendo arrivare i medicinali alla linea di produzione nel giusto momento. Una logica che permette di minimizzare la necessità di scorte di magazzino. Il robot farmaceutico, invece, è uno strumento molto utile durante la fase di vendita in quanto riduce i tempi di ricerca dei medicinali all’interno della farmacia, dedicando così maggiore tempo e attenzione al cliente.